L'un des défis majeurs auxquels les entreprises distribuant ou fabricant des produits sont confrontées, c’est la gestion de leurs stocks et de leurs approvisionnements. Ce défi est d’autant plus présent pour les compagnies qui vendent à la fois leurs produits en ligne et en magasin. Une mauvaise gestion et un mauvais suivi des stocks peut entraîner des coûts supplémentaires, des retards de livraison, une insatisfaction des clients, une diminution des ventes et voir même la fermeture d’une entreprise. Cependant, une bonne gestion de stocks peut améliorer l'efficacité opérationnelle et la rentabilité de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour gérer efficacement vos stocks et vos approvisionnements :

Faites une prévision des ventes

La première étape de la gestion des stocks et des approvisionnements est de prévoir les ventes. Analysez les tendances passées et actuelles, ainsi que les prévisions des demandes futures pour déterminer les quantités de produits à commander. Voici une méthode générale pour effectuer une prévision des ventes :

Analysez l'historique des ventes : Examinez les données des ventes antérieures pour déterminer les tendances et les fluctuations. Cela peut vous donner une idée générale de l'orientation que prendront vos ventes dans le futur.
Identifiez les facteurs qui influencent les ventes : Identifiez les facteurs externes et internes qui ont un impact sur vos ventes. Cela peut inclure des événements saisonniers, des promotions, des changements dans les préférences des clients, etc.
Établissez des hypothèses : Par exemple, vous pouvez supposer que les ventes augmenteront de X % en raison de la promotion à venir ou que les ventes seront plus faibles en raison de la situation économique actuelle.
Utilisez des modèles de prévision : Il existe de nombreux modèles de prévision tels que la régression linéaire, l'analyse de séries chronologiques et les réseaux de neurones artificiels.
Affinez vos prévisions : Ajustez vos hypothèses et utilisez les résultats des prévisions précédentes. Cela vous aidera à améliorer la précision de vos prévisions.

Utilisez un logiciel de gestion des stocks

Les systèmes de gestion des stocks automatisent les tâches telles que la réception, l'expédition et la gestion des niveaux de stock. Ils permettent également de suivre les niveaux de stock en temps réel et de passer automatiquement des commandes de réapprovisionnement. Voici une méthode générale pour cette étape :

Sélectionnez un logiciel de gestion des stocks : Recherchez les options qui offrent ces fonctionnalités telles que la gestion des niveaux de stock, la commande de réapprovisionnement, la gestion des retours et des remboursements, et la création de rapports.
Connectez votre logiciel à votre portail client : Ajustez automatiquement votre inventaire à chaque vente effectuée sur votre plateforme de commande en ligne.
Importez vos produits : Importez vos produits dans le logiciel de gestion des stocks en fournissant des informations telles que le nom du produit, la description, le coût et la quantité.
Configurez les seuils de réapprovisionnement : Configurez des seuils de réapprovisionnement pour chaque produit afin que le logiciel puisse générer automatiquement des commandes de réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock tombent en dessous de ces seuils.
Suivez les niveaux de stock en temps réel : Cela vous permettra de surveiller les niveaux de stock et d'ajuster les commandes de réapprovisionnement en conséquence.
Gérez les retours et les remboursements : Cela vous permettra de suivre les articles retournés et d'ajuster les niveaux de stock en conséquence.
Créez des rapports : Utilisez les fonctions de création de rapports pour obtenir des informations sur les tendances de vente, les niveaux de stock et les commandes de réapprovisionnement. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées.
Utilisez l'automatisation pour améliorer l'efficacité : Utilisez des fonctionnalités d'automatisation telles que la génération automatique de commandes de réapprovisionnement pour améliorer l'efficacité de votre gestion des stocks et des approvisionnements.

Gardez des niveaux de stock optimaux

Évitez de surstocker ou de sous-estimer les quantités de stock. Le surstockage peut entraîner des coûts de stockage et des pertes de capital, tandis que la sous-estimation des stocks peut entraîner des retards dans la livraison des commandes et une insatisfaction des clients. Voici une méthode générale que vous pouvez suivre pour garder un niveau de stock optimal :

Établissez des niveaux de stock minimum et maximum : Établissez des niveaux de stock minimum et maximum pour chaque produit. Le niveau de stock minimum est la quantité de stock à laquelle vous devez commander plus de produits, tandis que le niveau de stock maximum est la quantité maximale que vous souhaitez avoir en stock à un moment donné.
Utilisez les seuils de réapprovisionnement : Utilisez les seuils de réapprovisionnement pour déclencher des commandes de réapprovisionnement lorsque les niveaux de stock atteignent le niveau minimum défini. Les seuils de réapprovisionnement peuvent être configurés dans un logiciel de gestion des stocks, qui enverra automatiquement une commande de réapprovisionnement pour le produit concerné.
Faites un suivi régulier : Effectuez un suivi régulier des niveaux de stock pour éviter les pénuries ou les surplus de stock. Vérifiez régulièrement les niveaux de stock pour vous assurer qu'ils sont conformes à vos niveaux minimums et maximums.
Évitez les excès de stock : Évitez d'avoir trop de stock en main, car cela peut entraîner des coûts de stockage supplémentaire et des risques d'obsolescence. Assurez-vous que vous disposez des quantités de stock nécessaires pour répondre à la demande sans excès.
Optimisez les délais de livraison : Optimisez les délais de livraison en travaillant avec des fournisseurs fiables et en utilisant des services de livraison rapides. Cela vous permettra de réduire les temps d'attente et d'assurer une disponibilité en temps voulu des produits.

Surveillez les délais de livraison

Les retards dans la livraison peuvent causer des problèmes de stock. Surveillez les délais de livraison de vos fournisseurs et assurez-vous de passer des commandes à temps pour éviter les retards. Voici une méthode générale que vous pouvez suivre pour surveiller vos délais de livraison :

Établissez des attentes claires : Communiquez clairement les délais de livraison estimés lors de la commande et assurez-vous de respecter ces délais.
Suivez les envois : De nombreux transporteurs proposent des services de suivi en ligne, qui vous permettent de suivre la progression de la livraison et de communiquer avec le transporteur en cas de problème.
Communiquez avec les transporteurs : Si une livraison est en retard, demandez des explications et travaillez avec le transporteur pour résoudre le problème.
Fournissez un excellent service client : Informez les clients des retards et de ce que vous faites pour résoudre le problème. Offrez des solutions alternatives, comme une livraison expresse ou un remboursement.
Évaluez les performances des transporteurs : Évaluez les performances des transporteurs pour identifier ceux qui offrent les meilleurs délais de livraison. Utilisez ces informations pour choisir les transporteurs à utiliser à l'avenir.
Optimisez vos processus d'expédition : Emballez les produits rapidement et efficacement, utilisez des étiquettes d'expédition imprimées pour éviter les erreurs, et envoyez les commandes dès que possible.

Diversifiez vos fournisseurs

Avoir plusieurs fournisseurs peut aider à réduire les risques liés à la dépendance d'un seul fournisseur. Établissez des relations solides avec plusieurs fournisseurs fiables pour diversifier votre chaîne d'approvisionnement. Voici une méthode générale que vous pouvez suivre pour diversifier vos fournisseurs :

Identifiez les risques : Les risques peuvent inclure la dépendance à un fournisseur unique, les problèmes de qualité ou les retards de livraison.
Recherchez de nouveaux fournisseurs : Recherchez de nouveaux fournisseurs en utilisant des plateformes en ligne, des salons professionnels ou des recommandations de pairs. Évaluez les fournisseurs en fonction de leur expérience, de leur capacité à répondre aux besoins de votre entreprise et de leur historique de livraison de produits de qualité.
Établissez des relations de travail : Communiquez clairement vos attentes en matière de qualité, de délais de livraison et de prix. Établissez des protocoles de communication clairs pour résoudre les problèmes et améliorer la collaboration.
Évaluez régulièrement les performances des fournisseurs : Évaluez régulièrement les performances des fournisseurs en utilisant des métriques clés telles que les délais de livraison, les coûts de production, la qualité des produits et les niveaux de service client.
Négociez les prix et les conditions : Négociez les prix et les conditions avec vos fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs et améliorer votre marge bénéficiaire.

Effectuez régulièrement des contrôles de stock

Les contrôles de stock réguliers peuvent aider à identifier les problèmes tels que les produits endommagés ou périmés, les niveaux de stock incohérents et les pertes de stock.

Établissez une fréquence de contrôle : Établissez une fréquence de contrôle des stocks régulière en fonction de la taille de votre entreprise et du volume de vos ventes. Il peut s'agir d'une fois par semaine, par mois ou par trimestre.
Utilisez un système de gestion de stocks : Les systèmes de gestion de stocks informatisés sont utiles car ils permettent de suivre les mouvements de stocks en temps réel et de générer des rapports sur les niveaux de stocks.
Comparez les niveaux de stock aux données de vente : Si les niveaux de stock sont trop élevés ou trop bas, ajustez les commandes de stock en conséquence.
Effectuez des vérifications physiques de stock : Les vérifications physiques peuvent inclure le comptage manuel des articles ou l'utilisation de codes-barres et de numériseurs de code-barres.
Éliminez les produits obsolètes : Éliminez les produits obsolètes en les retirant des stocks ou en les vendant à des prix réduits pour éviter l'accumulation de stocks invendus.